書類の要約・データ分析を一瞬で終わらせる「Gemini」ファイル活用術
目次
書類の要約・データ分析を一瞬で終わらせる「Gemini」ファイル活用術
はじめに
今回は、Geminiの応用編として、お手元のファイルを活用するテクニックをご紹介します。
長い議事録や報告書、複雑なExcelデータなどをGeminiに読み込ませることで、面倒な要約や情報整理の時間を一気に短縮できます。
この記事では、具体的な操作方法と、AIから的確な回答を引き出す「指示の出し方」の実例を交えながら、その方法を解説していきます！
【基本操作】ファイルのアップロード手順
※各操作のお試し用に、サンプルファイルを用意しております。
サンプル議事録
サンプル報告書
サンプル資料
サンプルアンケート結果
サンプル顧客リスト
まずは基本操作です。Geminiにファイルを読み込ませるには、プロンプト入力欄の下にある＋アイコンをクリックします。
次にファイルをアップロードをクリックします。
パソコンからアップロードするファイルを選択します。
アップロードしたファイルにどのような操作をするか、プロンプトを入力します。
プロンプトのちょっとしたコツ
活用シーンを見る前に、一つだけ「指示出し」のコツをお伝えします。
それは、Geminiを「優秀な新人の部下」だと思って接することです。
優秀でも、背景を知らない新人には丁寧な指示が必要ですよね。Geminiも同じで、以下の点を少し意識して伝えると、驚くほど的確な回答を返してくれます。
どんな立場や役割で作業してほしいか（例：営業担当者として）
何のために、どんな目的で使うのか（例：A社への提案に使うため）
具体的に、何をしてほしいのか（例：箇条書きで3つに要約して）
この後の活用シーンでは、この「役割、目的、具体的指示」を意識したプロンプト例を多数紹介します。「なるほど、こう頼めばいいのか」という感覚を掴んでみてください。
活用シーン1：会議の議事録や報告書をあっという間に要約
会議の議事録（PDF/Word）を要約する
自分が参加できなかった会議の内容把握や、長大な議事録から自分の担当部分だけを確認したいときに便利です。
従来のプロンプト例：
添付のファイルを読み込んで、決定事項と各担当者のToDoリストを箇条書きでまとめてください。
役割、目的、具体的指示を意識したプロンプト例：
あなたは優秀なアシスタントです。 会議の欠席者に内容を簡潔に共有したいので、添付の議事録から「決定事項」と「担当者別のToDo」を抜き出し、箇条書きでまとめてください。
サンプル議事録
長文の報告書（PDF/Word）から情報を抽出する
分厚い調査レポートやマニュアルから、必要な情報だけをピンポイントで抜き出します。
従来のプロンプト例：
この調査レポートから、市場規模に関する予測と、我々が参入する上でのリスクについて書かれている部分をすべて抜き出してください。
役割、目的、具体的指示を意識したプロンプト例：
あなたは経営戦略の専門家です。 添付の市場調査レポートを、新規事業参入を検討する役員会議の参考資料として使いたいです。レポートから「市場規模の将来予測」と「参入リスク」に関する記述をすべて抜き出してください。
サンプル報告書
活用シーン2：資料やデータから文章を自動作成
資料（PDF/Word）を基にメールを作成する
会議で使った提案資料などを添付して、商談後のお礼メールや内容の確認メールを効率的に作成します。
従来のプロンプト例：
本日の打ち合わせ資料の内容を基に、A社様宛のお礼メールを作成してください。特に、資料の新機能のメリットを改めて強調し、早々に導入するべく社内対応している旨を盛り込んでください。
役割、目的、具体的指示を意識したプロンプト例：
あなたはA社からの提案を評価する側のプロジェクトリーダーです。 A社への感謝を伝え、提案を高く評価していること、そして導入に向けて前向きに社内検討を開始したことを伝達し、今後のプロセスを円滑に進めることが目的です。添付の資料内容を踏まえ、以下の2点を盛り込んだA社宛のお礼メールの文案を作成してください。トーンは、丁寧かつこちらの導入意欲が伝わる前向きなものにしてください。
・資料で紹介された新機能が、弊社の課題解決にどう貢献するかという点について、高く評価していること。
・弊社側で、早期導入に向けて社内での具体的な検討を開始したという前向きな報告。
サンプル資料
活用シーン3：Excelデータの内容を読み解く
アンケート結果の傾向を要約する
数値データだけでなく、自由記述のコメントなど、テキスト情報の整理・分類も得意です。
従来のプロンプト例：
添付のAIの利用状況に関するアンケートから、全体に対する利用者数、平均利用時間と自由記入欄から読み取れる潜在的なニーズを分析いてください。
役割、目的、具体的指示を意識したプロンプト例：
あなたは社内のAI利用推進を担当するDXチームのリーダーです。 今後の社内研修の企画や、導入すべき新しいAIツールを検討するための基礎資料とすることが目的です。添付のアンケート結果を分析し、以下の構成で報告書を作成してください。
1. 利用状況のサマリー
全体人数に対するAIの利用率（%）
利用者の傾向（利用時間の分布など）
2. 潜在的なニーズの分析
自由記述欄（機能面の課題、業務への影響）から、社員が感じている具体的なニーズを抽出し、「機能・ツールへの要望」と「教育・サポートへの要望」に分類してまとめてください。
サンプルアンケート結果
顧客リストから対象者を絞り込む
特定の条件に合う顧客をリストアップし、マーケティング活動などに活かします。
従来のプロンプト例：
この顧客リスト（添付ファイル）から、「東京都内在住」かつ「過去1年以内に商品Aを購入した」お客様を抽出し、その人数とリストを提示してください。
役割、目的、具体的指示を意識したプロンプト例：
あなたは営業企画アシスタントです。 新商品のキャンペーン対象者をリストアップしたいので、添付の顧客リストから「居住地が東京都内」かつ「過去1年以内に商品Aを購入した」顧客をすべて抽出し、リスト形式で提示してください。最後に合計人数も教えてください。
サンプル顧客リスト
おわりに
AIの回答は、あなたの望むものに近づいたでしょうか？
この記事で掴んでいただいた「何を」「何のために」「どうしてほしいか」を伝える感覚こそが、Geminiをあなたの仕事に合わせて育てていく一番のコツです。
その感覚を大切に、ぜひ色々な場面で試してみてください。使えば使うほど、Geminiはあなたの頼れるアシスタントになっていくはずです。
【重要】機密情報の取り扱いについて
ファイルアップロード機能は非常に便利ですが、会社の機密情報、個人情報、未公開の財務情報など、外部に漏洩してはならないデータは絶対にアップロードしないでください。 Geminiの利用は、社内の情報セキュリティポリシーを遵守する範囲内で行ってください。
※この記事に添付されているサンプルファイルは全て架空のものです。